Speziell in wirtschaftlich schwierigen Zeiten haben Unternehmen die Herausforderung sich gegen Kredit- bzw. Ausfallsrisiko optimal zu schützen. Wenn Kunden nicht mehr zahlen können oder wollen spricht man von Kredit- oder Ausfallsrisiko, welches im Ernstfall nur schwer zu bewältigen ist. Ein pro-aktives, gezieltes Management ist über den richtigen Einsatz von einem ERP System zusammen mit anderen Managementkonzepten möglich. Bei Eintritt einer Zahlungsunfähigkeit eines Kunden ist das eintreiben der offenen Forderungen meist ein langwieriger, rechtlicher Prozess mittels Gerichte bzw. im Falle einer Insolvenz des Kunden gar nicht mehr möglich. Wie das ERP System hilft dieses Risiko in Schach zu halten, behandelt dieser Artikel.
Wann entsteht das Kreditrisiko und wie hoch ist dieses?
Fälschlicherweise wird die Höhe des Kreditrisikos oft mit der Höhe der offenen Forderungen zu den Kunden hin gleichgesetzt. Meist ist dies jedoch um einiges höher, denn getätigte Lieferantenbestellungen, Lagerwerte und laufende, noch nicht abgerechnete Produktions- und Dienstleistungsaufträge für diesen Kunden müssen hinzu gezählt werden, um das gesamte Kreditrisiko für einen Kunden zu kalkulieren. Somit entsteht das Kreditrisiko zu dem Zeitpunkt zu dem ein Unternehmen für einen Kundenauftrag bindende Bestellungen bei Lieferanten platziert oder interne Ressourcen verwendet.
Welche Rolle spielt das ERP System in Sachen Kreditrisiko?
Wenn ein ERP System unter Berücksichtigung des Kreditrisiko Managements implementiert wurde ist es via offener Posten (offenen Forderungen), angenommenen Kundenaufträgen, bestehender Lagerwerte und Einkaufsbestellungen zum Lieferanten in der Lage das gesamte Obligo (Kreditbetrag) für einen Kunden automatisiert und zeitnah zu berechnen. Mittels Hinterlegung eines Kreditlimits in den Stammdaten des Kunden ist es folglich für das ERP System möglich einen laufenden Abgleich zwischen dem gesetzten Kreditlimit und dem tatsächlichen Gesamtobligo zu machen. Bei Überschreitung des Kreditlimits kann das ERP System dann pro-aktiv gewünschte Aktivitäten anstoßen. Diese können von einer Warnmeldung an den Finanzleiter bis zu einer kompletten Belegtransaktionsperre für diesen Kunden führen. Im letzteren Fall ist es im System dann nicht mehr möglich, Waren auszuliefern (die Erstellung von Lieferscheinen ist blockiert), Kundenaufträge anzunehmen (die Erstellung von Kundenaufträgen wird blockiert), Angebote zu erstellen und Rechnungen zu schreiben. Die Aufhebung der Sperre passiert automatisiert, wenn das Obligo durch Zahlungseingänge des Kunden gesenkt wird oder kann durch manuelle Anhebung des Kreditlimits durchgeführt werden.
Wie hoch soll das Kreditlimit gesetzt werden?
Die Höhe des Kreditlimits wird finanzmathematisch via Ausfallswahrscheinlichkeit (Probability of Default) berechnet. Diese Berechnung ist zum einen recht komplex, zum anderen aufgrund der verschiedenen Einflussvariablen (Wirtschaftslage, Organisation des Kunden, Auftragslage des Kunden, Marktpositionierung) eher als Richtwert und nicht als exakt anzusehen. Es gibt verschiedene Anbieter im Bereich des Kreditmanagements, welche zu erschwinglichen Preisen im Zuge einer Finanzauskunft des Kunden auch das Kreditlimit berechnen. Dazu sollte jedoch jedes Unternehmen laufend die aktuelle Zahlungsweise des Kunden beobachten und somit mit eigenem, gesunden Hausverstand das Kreditlimit anpassen. Die Anpassung darf nur von einer unabhängigen, zentralen Stelle (meist Finanzleiter) durchgeführt werden. Es empfiehlt sich auch bei Risikokunden ein Kreditrisiko Monitoring beim Anbieter des Kreditmanagements zu erwerben, dabei werden laufende Veränderung in der Bonität des Kunden zeitnah kommuniziert.
Kreditrisiko Neukunden oder Hochrisiko Kunden
Bei unbekannten Neukunden bzw. Kunden mit hohem Risiko kann eine Anzahlung vor Annahme des Kundenauftrags sinnvoll sein. Hier unterstütz ein gutes ERP System mittels integrierten Workflow. Der Kundenauftrag kann vom Sachbearbeiter vorbereitet werden, jedoch wird dieser Kundenauftrag nur dann frei gegeben, wenn für diesen Kunden Zahlungseingang verbucht wird. Die Höhe der Anzahlung kann variabel definiert werden, um flexibel zu bleiben. Damit stellt das ERP System sicher, dass dieser Kundenauftrag ohne Anzahlung nicht gestartet werden kann.
